GENERAL TERMS AND CONDITIONS
E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC
Versión actualizada – Agosto 2026 (incluye condiciones específicas para paquetes de eventos especiales)
1. LEGAL IDENTIFICATION
E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC, sociedad legalmente constituida en Dubái, Emiratos Árabes Unidos (en adelante «EMI EXPERIENCE»), presta servicios turísticos, recreativos, corporativos y experienciales dentro y fuera de Emiratos Árabes Unidos.
Dirección registrada: Dubai, Emiratos Árabes Unidos
Correo oficial: info@emiexperiencedubai.com
Al efectuar cualquier reserva, pago o contratación de servicios ofrecidos por E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC, usted (en adelante, «el Cliente») declara haber leído, comprendido y aceptado en su totalidad los presentes Términos y Condiciones.
2. SCOPE OF SERVICES
EMI EXPERIENCE acts as an intermediary and/or provider of tourism services in the United Arab Emirates and internationally, including but not limited to:
Planning and creation of customized itineraries
Tours y excursiones
Transfers, transportation and luxury experiences
Hotel and lodging reservations
Entradas a atracciones y experiencias especiales y deportivas
Incentivos corporativos
Viajes de negocios – networking
Los servicios pueden ser prestados directa o indirectamente por EMI EXPERIENCE y/o por proveedores terceros independientes (en adelante, «Proveedores»), con quienes E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC contrata o colabora.
2.3. Adicionalmente, EMI EXPERIENCE comercializa paquetes turísticos integrales para eventos especiales de alta demanda (por ejemplo, el Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix), los cuales incluyen usualmente, según se detalle en cada propuesta comercial:
Entradas oficiales al evento
Alojamiento
Desayunos
Traslados
Tours
Actividades
Guía en español
Asistencia durante el viaje
Otros servicios detallados en la propuesta comercial
Salvo que se indique expresamente, estos paquetes no incluyen almuerzos, cenas, bebidas, seguro de viaje, visa, gastos personales, propinas, early check-in, late check-out, compras personales, servicios opcionales ni cualquier otro servicio no especificado expresamente en la propuesta comercial. Estos paquetes se rigen por los presentes Términos y Condiciones Generales, junto con las condiciones adicionales específicas señaladas en las secciones correspondientes de este documento.
3. PRICES
3.1. Todos los precios podrán ser expresados en AED, USD, EUR o COP según servicios prestados.
3.2. Los precios están sujetos a:
Fluctuación cambiaria.
Incrementos de proveedores.
Impuestos gubernamentales.
Eventos especiales.
Temporadas altas.
3.3. Los precios no incluyen, a menos que se especifique claramente:
Tips to guides or drivers
Passport or visa fees
Travel insurance
Meals and beverages not specified
Room service or laundry service
Early check-in y late check-out
Compras personales y servicios opcionales
Cualquier gasto personal no especificado.
3.4. Los precios pueden modificarse sin previo aviso debido a cambios imprevistos en tarifas de Proveedores, costos operativos, impuestos o temporada.
3.5. Condición especial para paquetes de eventos especiales de alta demanda (por ejemplo, el Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix): los precios de estos paquetes serán cotizados y pagados exclusivamente en Dólares de los Estados Unidos (USD), independientemente de la moneda de origen del Cliente. Dichos precios estarán sujetos a disponibilidad y podrán modificarse sin previo aviso hasta el momento en que EMI EXPERIENCE reciba el pago del depósito de confirmación (40% del valor total). Una vez recibido dicho pago, el precio del paquete quedará garantizado para el Cliente.
4. MANDATORY DOCUMENTATION
4.1. The Client is obliged to carry and present, before starting any service:
Valid passport
Official identity document
Requisitos sanitarios y permisos especiales exigidos por el país o autoridad correspondiente, cuando apliquen.
4.2. Some activities, tours and experiences require mandatory identity verification. Failure to present such documentation:
La actividad podrá ser cancelada de inmediato
There will be no exchange, deferral or refund option.
4.3. La inadmisión del Cliente por parte de las autoridades migratorias, por falta de documentación, visa o cualquier otro requisito, no generará derecho a devolución.
5. POLÍTICAS DE PAGO
5.1. E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC acepta los siguientes métodos:
International credit cards (Visa, MasterCard, etc.)
Secure payment link sent by an official payment gateway.
Transferencia bancaria a cuenta de la compañía bajo E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC
Cash payment only at authorized physical office.
5.2. Se añadirá a toda tarifa contratada:
9% de processing fee por utilización de la pasarela de pago, a cargo del Cliente.
5% VAT (Value Added Tax), de conformidad con la normativa fiscal vigente de los Emiratos Árabes Unidos, a cargo del Cliente.
7% de tarifa de agencia por los paquetes diseñados a la medida, a cargo del Cliente.
5.3. Condición especial de pago para paquetes de eventos especiales de alta demanda (por ejemplo, Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix):
Los valores de estos paquetes serán cotizados y pagados exclusivamente en Dólares de los Estados Unidos (USD). El pago se realizará de la siguiente manera:
40% del valor total del paquete para confirmar la reserva (depósito de confirmación).
60% restante, el cual podrá cancelarse en hasta cuatro (4) cuotas, según cronograma personalizado establecido por EMI EXPERIENCE para cada Cliente.
La totalidad del paquete deberá encontrarse cancelada antes de la fecha límite indicada por EMI EXPERIENCE para proceder con la emisión definitiva de entradas oficiales, reservas hoteleras, tours, traslados y demás servicios incluidos. El incumplimiento del plan de pagos podrá ocasionar la cancelación automática de la reserva, aplicándose las penalidades correspondientes.
5.4. Estos cargos adicionales son obligatorios y no son reembolsables bajo ninguna circunstancia.
6. CONFIRMATION OF RESERVATION
6.1. Para confirmar efectivamente una reserva, el Cliente debe realizar el pago total utilizando uno de los métodos anteriormente descritos.
6.2. Es responsabilidad del Cliente proporcionar datos correctos y completos al momento de reservar, si por alguna circunstancia el cliente no proporciona datos correctos E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC no se hace responsable de modificaciones en su reserva por este motivo.
Full names and surnames
Active contact phone number
Valid e-mail address
Accommodation data (when applicable)
6.3. Condición especial para paquetes de eventos especiales de alta demanda:
La reserva únicamente se considerará confirmada una vez EMI EXPERIENCE reciba el pago equivalente al 40% del valor total del paquete (depósito de confirmación). Hasta tanto dicho pago no haya sido recibido, EMI EXPERIENCE no garantiza disponibilidad hotelera, disponibilidad de entradas al evento, tarifas publicadas, cupos aéreos (cuando apliquen) ni ningún otro servicio ofrecido dentro del paquete. La disponibilidad estará siempre sujeta a confirmación por parte de los Proveedores.
7. CANCELLATION, REFUND AND NO SHOW POLICIES
7.1. General Cancellation Policy
Cada servicio, tour, experiencia, actividad o reserva hotelera puede estar sujeto a políticas de cancelación individuales establecidas por el Proveedor correspondiente.
La falta de pago faculta a EMI EXPERIENCE para cancelar automáticamente la reserva sin obligación de reembolso del depósito.
El Cliente declara conocer que, debido a que las actividades y atracciones manejan políticas propias y estrictas, E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC no controla ni modifica dichas políticas.
7.2. Cancellations by the Customer
Las cancelaciones solicitadas con más de 72 horas de antelación al inicio del servicio pueden calificar para reembolso, excepto en temporadas especiales y sujeto a términos del Proveedor y a:
Gastos administrativos.
Políticas de proveedores.
Costos bancarios.
Costos operativos.
o a servicios no reembolsables como:
Museum of the Future
Burj Khalifa
Burj Al Arab
Skydive Dubai
Helicopter Tours
Theme parks
Fast track and special shows or others.
Deportes acuáticos.
Durante temporada alta y fechas de alta demanda (incluyendo, sin limitarse, 01 de diciembre a 31 de enero) ningún servicio aplica para reembolso.
7.3. Reembolsos que apliquen, según plazo
Time before service | Reimbursement applicable |
≥ 72 hours (*) | Hasta 90% sujeto a políticas del Proveedor y cargos aplicables |
< 72 hours | Up to 50% subject to Supplier's policies and applicable charges. |
< 48 hours or No-Show | No refund |
* The exclusion indicated in high season strictly applies.
Los reembolsos se procesarán en un plazo máximo de 30 días contados desde la autorización del Proveedor. Se reembolsará utilizando el mismo método de pago original, salvo que se acuerde expresamente lo contrario.
7.4. No-Show
La no presentación del cliente en cualquiera de los servicios contratados genera:
Pérdida del 100% del valor pagado.
Imposibilidad de reembolso.
Imposibilidad de reprogramación.
Aplica a tours, traslados, actividades, entradas y hoteles u cualquier servicio en general prestado por E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC. No se permiten reprogramaciones ni modificaciones para servicios confirmados sin cargos adicionales.
7.5. Condición especial para paquetes de eventos especiales de alta demanda (por ejemplo, Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix):
El depósito de confirmación equivalente al 40% del valor total del paquete tiene carácter definitivo y NO REEMBOLSABLE bajo ninguna circunstancia, incluyendo, entre otras: cancelación voluntaria, problemas personales, enfermedad, negación de visa, problemas migratorios, cambios laborales, motivos económicos, imposibilidad de viajar, o fuerza mayor que afecte exclusivamente al pasajero. Esto obedece a que dicho depósito es utilizado de inmediato por EMI EXPERIENCE para asegurar servicios de disponibilidad limitada y de carácter no reembolsable frente a los Proveedores (entradas oficiales, reservas hoteleras, tarifas especiales, operadores locales, traslados y actividades incluidas).
Respecto al 60% restante, en caso de cancelación, aplicarán las políticas de hoteles, aerolíneas, operadores y demás Proveedores involucrados; si dichos Proveedores no autorizan devolución, EMI EXPERIENCE tampoco podrá efectuar reembolso sobre dichos valores.
Las entradas oficiales a este tipo de eventos son emitidas bajo las políticas del organizador oficial, no son reembolsables y no admiten cambio de fecha ni de evento; EMI EXPERIENCE actúa únicamente como intermediario autorizado entre el Cliente y el proveedor oficial de las entradas.
Toda solicitud de modificación por parte del Cliente sobre un paquete de este tipo estará sujeta a disponibilidad y a las políticas de hoteles, aerolíneas, organizadores y operadores turísticos; los costos derivados de dichas modificaciones serán asumidos por el Cliente.
8. EVENTOS DEPORTIVOS
Para productos relacionados con:
Eventos atléticos.
Eventos masivos.
El cliente reconoce que:
Participa bajo su propia responsabilidad.
Debe cumplir los requisitos médicos del organizador.
La inscripción está sujeta a las reglas del evento oficial.
EMI EXPERIENCE no es responsable por:
Cambios de recorrido.
Cancelaciones del organizador.
Para paquetes relacionados con eventos de gran escala como el Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix, EMI EXPERIENCE tampoco será responsable por cancelaciones, modificaciones o alteraciones ocasionadas por el organizador oficial (Yas Marina Circuit, FIA, Formula One Management), ni por cambios en horarios, accesos, actividades, cronograma o programación oficial del evento, decisiones que corresponden exclusivamente al organizador. En dichos casos, EMI EXPERIENCE trasladará al Cliente las soluciones ofrecidas por cada Proveedor.
9. CONDICIONES MÉDICAS
El cliente declara encontrarse en condiciones físicas adecuadas para participar en las actividades contratadas.
Será responsabilidad exclusiva del cliente informar previamente sobre:
Enfermedades crónicas.
Restricciones médicas.
Condiciones especiales.
EMI EXPERIENCE podrá negar la participación en actividades que representen riesgos para la seguridad del viajero.
10. PROCEDIMIENTO DE CANCELACIÓN
10.1. Cualquier solicitud de cancelación debe remitirse por escrito a: info@emiexperiencedubai.com
10.2. La cancelación no se considerará efectiva hasta que E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC la confirme por correo electrónico.
10.3. E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC no se hace responsable por cancelaciones no recibidas o no confirmadas.
11. RESPONSABILIDAD DE EMI EXPERIENCE, MODIFICACIONES Y FUERZA MAYOR
11.1. EMI EXPERIENCE Travel & Tourism LLC actúa como organizador e intermediario entre el Cliente y los distintos proveedores de servicios turísticos. Los itinerarios y servicios están sujetos a cambios y EMI EXPERIENCE no será responsable por hechos atribuibles a terceros o causas fuera de su control, incluyendo, entre otros:
Condiciones climáticas.
Cierres operativos.
Eventos no programados.
Autoridades gubernamentales.
Retrasos o cancelaciones de vuelos.
Pérdida o demora de equipaje.
Problemas migratorios.
Conflictos internacionales.
Actos terroristas.
Pandemias o epidemias.
Desastres naturales.
Cierre de fronteras.
Emergencias nacionales o internacionales.
Decisiones de aerolíneas, hoteles u organizadores de eventos (incluyendo, para eventos como el Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix, el Yas Marina Circuit, la FIA y Formula One Management).
11.2. En caso de modificación, se ofrecerá alternativa de valor similar cuando sea posible.
11.3. En caso de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo sin limitarse a desastres naturales, conflictos armados, epidemias o pandemias, restricciones gubernamentales, cierre de fronteras, huelgas, muerte o requerimientos oficiales, E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC queda exonerada de responsabilidad por reembolsos, aplicándose en su lugar las políticas establecidas por cada Proveedor.
12. ALOJAMIENTO HOTELERO / CHECK-IN & CHECK-OUT
12.1. Las políticas de check-in y check-out, cargos extras, sellos de visa, depósitos o garantías adicionales son determinadas exclusivamente por los hoteles y el cliente es el único responsable de asumir cualquier costo adicional al que haya lugar.
12.2. E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC no se hace responsable por:
Requests rejected by the hotel
Room changes
Charge of extras by the hotel, taxes, or any other additional charge.
12.3. En caso de no disponibilidad del alojamiento seleccionado, o por razones operativas, sobreventa (overbooking), mantenimiento, decisiones del Proveedor u otras circunstancias ajenas a EMI EXPERIENCE, el alojamiento podrá ser sustituido por otro hotel de igual o superior categoría, procurando mantener estándares similares de ubicación, calidad y servicios. Este cambio no dará derecho a compensación económica alguna.
12.4. Como referencia general, los horarios habituales de los hoteles son: Check-in desde las 3:00 p.m. y Check-out hasta las 12:00 m., sin perjuicio de las políticas propias de cada establecimiento.
13. EQUIPAJE
13.1. Cada Cliente deberá respetar las políticas de equipaje establecidas por la aerolínea contratada.
13.2. Los costos derivados por exceso de equipaje serán asumidos directamente por el Cliente.
14. SEGURO DE VIAJE
14.1. E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC no es responsable por:
Accidents
Diseases
Injuries
Loss of baggage
Flight cancellations
Personal injury
14.2. Se recomienda encarecidamente contratar un seguro de viaje internacional, con cobertura mínima para asistencia médica, hospitalización, accidentes, repatriación, pérdida de equipaje y cancelación del viaje (cuando aplique). Salvo que se indique expresamente en la propuesta comercial, el seguro de viaje NO se encuentra incluido dentro del valor de los servicios o paquetes contratados. La decisión de viajar sin seguro será responsabilidad exclusiva del Cliente.
15. DOCUMENTACIÓN DE VIAJE
15.1. El Cliente asume total responsabilidad por portar:
Valid passport
Visa, if applicable
Identification required by Suppliers
Requisitos sanitarios y permisos especiales exigidos por el país de destino, cuando apliquen.
15.2. No se otorgarán reembolsos, ni se aceptan modificaciones o cancelaciones por:
Lack of visa
Expired documents
Immigration restrictions
Inadmisión por parte de las autoridades migratorias.
16. USO DEL SITIO WEB Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
16.1. Todo el contenido de www.emiexperiencedubai.com (textos, imágenes, logotipos, tarifas, descripciones) es propiedad de E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC y no puede usarse para fines comerciales sin autorización.
16.2. El Cliente acepta que E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC puede monitorear tráfico, optimizar experiencias y usar datos para mejoras de servicio, con respeto total a políticas de privacidad.
16.3. El Cliente autoriza a E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC a recopilar, almacenar y utilizar sus datos personales únicamente para la correcta gestión de la reserva, emisión de servicios turísticos, coordinación con Proveedores y comunicaciones relacionadas con el viaje, de conformidad con la normativa aplicable en los Emiratos Árabes Unidos.
17. USO DE IMÁGENES
17.1. Durante el desarrollo de los servicios y viajes contratados podrán capturarse fotografías y videos con fines promocionales e institucionales.
17.2. El Cliente autoriza a EMI EXPERIENCE a utilizar dicho material en sus canales de comunicación y marketing.
17.3. En caso de no autorizar el uso de su imagen, el Cliente deberá comunicarlo por escrito a info@emiexperiencedubai.com antes del inicio del viaje o servicio.
18. CUMPLIMIENTO LEGAL Y SANCIONES
18.1. E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC no presta servicios a personas o entidades sujetas a sanciones establecidas por:
OFAC
United Nations
UAE or other applicable laws.
18.2. Cualquier intento de eludir políticas de sanción será considerado incumplimiento contractual.
19. DISPUTAS Y LEGISLACIÓN APLICABLE
19.1. Todos los servicios son regidos por las leyes de:
United Arab Emirates
Federal Civil Code (Federal Law No. 5 of 1985)
Federal Criminal Code
Current legislation applicable to tourism
19.2. Cualquier disputa será sometida a la jurisdicción exclusiva de los Tribunales de Dubái, salvo disposición legal en contrario.
20. POLÍTICA DE CONDUCTA DEL CLIENTE
20.1. Con el fin de garantizar una experiencia segura y organizada para todos los viajeros, el Cliente se compromete a:
Respetar las leyes de los Emiratos Árabes Unidos.
Cumplir las normas establecidas por hoteles, aerolíneas, operadores turísticos y organizadores de eventos.
Mantener un comportamiento respetuoso hacia otros pasajeros, guías, conductores y personal de servicio.
Abstenerse de realizar actividades ilegales o prohibidas por la legislación local.
No poner en riesgo la seguridad, bienestar o tranquilidad del grupo.
20.2. EMI EXPERIENCE podrá excluir al Cliente de cualquier actividad, e incluso dar por terminada su participación en el viaje, cuando su conducta afecte el normal desarrollo del programa o represente un riesgo para terceros. Dicha decisión no dará lugar a devolución alguna de los valores pagados.
20.3. Toda multa, sanción o consecuencia derivada del incumplimiento de las leyes locales será asumida exclusivamente por el Cliente.
21. ACEPTACIÓN Y VIGENCIA
21.1. El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado estos Términos y Condiciones.
21.2. Su vigencia se extiende desde la confirmación de la reserva hasta la finalización de todos los servicios contratados.
21.3. Para paquetes de eventos especiales de alta demanda, el pago del depósito de confirmación equivalente al 40% del valor total del paquete constituye la aceptación expresa e íntegra de los presentes Términos y Condiciones, incluyendo las condiciones específicas señaladas para este tipo de paquetes, y el compromiso del Cliente de cumplirlas durante toda la relación contractual con E M I EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC.
22. CONTACTO OFICIAL
info@emiexperiencedubai.com
Dirección registrada: Dubai, Emiratos Árabes Unidos
GENERAL TERMS AND CONDITIONS
EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC
Updated Version – August 2026 (includes specific conditions for special event packages)
1. LEGAL IDENTIFICATION
EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC, a company legally incorporated in Dubai, United Arab Emirates (hereinafter «EMI EXPERIENCE»), provides tourism, recreational, corporate, and experiential services within and outside the United Arab Emirates.
Registered Address: Dubai, United Arab Emirates
Official Email: info@emiexperiencedubai.com
By making any reservation, payment, or contracting services offered by EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC, you (hereinafter, «the Client») declare that you have read, understood, and fully accepted these Terms and Conditions.
2. SCOPE OF SERVICES
EMI EXPERIENCE acts as an intermediary and/or provider of tourism services in the United Arab Emirates and internationally, including but not limited to:
Planning and creation of customized itineraries
Tours and excursions
Transfers, transportation, and luxury experiences
Hotel and accommodation reservations
Tickets to attractions and special and sporting experiences
Corporate incentives
Business travel – networking
Services may be provided directly or indirectly by EMI EXPERIENCE and/or by independent third-party providers (hereinafter, «Providers»), with whom EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC contracts or collaborates.
2.3. Additionally, EMI EXPERIENCE markets comprehensive travel packages for high-demand special events (for example, the Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix), which usually include, as detailed in each commercial proposal:
Official event tickets
Accommodation
Breakfasts
Transfers
Tours
Activities
Spanish-speaking guide
Assistance during the trip
Other services detailed in the commercial proposal
Unless expressly stated otherwise, these packages do not include lunches, dinners, beverages, travel insurance, visa, personal expenses, tips, early check-in, late check-out, personal purchases, optional services, or any other service not expressly specified in the commercial proposal. These packages are governed by these General Terms and Conditions, together with the additional specific conditions set out in the corresponding sections of this document.
3. PRICES
3.1. All prices may be expressed in AED, USD, EUR, or COP depending on the services provided.
3.2. Prices are subject to:
Exchange rate fluctuations.
Provider price increases.
Government taxes.
Special events.
Peak seasons.
3.3. Prices do not include, unless clearly specified:
Tips for guides or drivers
Passport or visa fees
Travel insurance
Meals and beverages not specified
Room service or laundry
Early check-in and late check-out
Personal purchases and optional services
Any other personal expenses not specified.
3.4. Prices may change without prior notice due to unforeseen changes in supplier rates, operating costs, taxes, or season.
3.5. Special condition for high-demand special event packages (for example, the Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix): prices for these packages will be quoted and paid exclusively in United States Dollars (USD), regardless of the Client’s home currency. Such prices are subject to availability and may change without prior notice until EMI EXPERIENCE receives the confirmation deposit payment (40% of the total value). Once that payment is received, the package price will be guaranteed for the Client.
4. REQUIRED DOCUMENTATION
4.1. The Client is required to carry and present, before beginning any service:
Valid passport
Official identification document
Sanitary requirements and special permits required by the relevant country or authority, when applicable.
4.2. Some activities, tours, and experiences require mandatory identity verification. If the required documentation is not submitted:
The activity may be canceled immediately.
There will be no option for changes, postponements, or refunds.
4.3. Inadmission of the Client by immigration authorities, due to lack of documentation, visa, or any other requirement, will not give rise to any refund.
5. PAYMENT POLICIES
5.1. EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC accepts the following payment methods:
International credit cards (Visa, MasterCard, etc.)
Secure payment link sent via the official payment gateway
Bank transfer to the company account under EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC
Cash payment only at authorized physical offices.
5.2. The following will be added to all contracted rates:
A 3.9% processing fee for using the payment gateway, to be paid by the Client.
A 5% VAT (Value Added Tax), in accordance with current UAE tax regulations, to be paid by the Client.
A 7% agency fee for customized packages, to be paid by the Client.
5.3. Special payment condition for high-demand special event packages (for example, Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix):
Amounts for these packages will be quoted and paid exclusively in United States Dollars (USD). Payment will be made as follows:
40% of the total package value to confirm the reservation (confirmation deposit).
The remaining 60%, which may be paid in up to four (4) installments, according to a personalized schedule established by EMI EXPERIENCE for each Client.
The full package amount must be paid before the deadline indicated by EMI EXPERIENCE in order to proceed with the final issuance of official tickets, hotel reservations, tours, transfers, and other included services. Failure to comply with the payment plan may result in automatic cancellation of the reservation, with the corresponding penalties applied.
5.4. These additional charges are mandatory and non-refundable under any circumstances.
6. BOOKING CONFIRMATION
6.1. To confirm a booking, the Client must make the full payment using one of the methods described above.
6.2. It is the Client’s responsibility to provide accurate and complete information at the time of booking. If, for any reason, the Client does not provide accurate information, EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC is not responsible for any modifications to the booking resulting from this error.
Full name
Active contact phone number
Valid email address
Accommodation details (when applicable)
6.3. Special condition for high-demand special event packages:
The reservation will only be considered confirmed once EMI EXPERIENCE receives payment equivalent to 40% of the total package value (confirmation deposit). Until that payment has been received, EMI EXPERIENCE does not guarantee hotel availability, availability of event tickets, published rates, air seats (when applicable), or any other service offered within the package. Availability is always subject to confirmation by the Providers.
7. CANCELLATION, REFUND, AND NO-SHOW POLICIES
General Cancellation Policy
Each service, tour, experience, activity, or hotel reservation may be subject to individual cancellation policies established by the corresponding Supplier.
Failure to pay entitles EMI EXPERIENCE to automatically cancel the reservation without obligation to refund the deposit.
The Client acknowledges that, because activities and attractions operate with their own strict policies, EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC does not control or modify these policies.
7.2. Cancellations by the Client
Cancellations requested more than 72 hours prior to the start of the service may qualify for a refund, except during special seasons and subject to the Supplier’s terms and:
Administrative fees.
Supplier policies.
Bank charges.
Operating costs.
or non-refundable services such as:
Museum of the Future
Burj Khalifa
Burj Al Arab
Skydive Dubai
Helicopter Tours
Theme Parks
Fast track and special shows, or others.
Water sports.
During peak season and high-demand dates (including, but not limited to, December 1 to January 31), no services are eligible for refunds.
7.3. Applicable Refunds, according to timeframe
Timeframe before service | Applicable Refund |
≥ 72 hours (*) | Up to 90% subject to Supplier policies and applicable charges |
< 72 hours | Up to 50% subject to Supplier policies and applicable charges |
< 48 hours or No-Show | No refund |
* The exclusion noted for peak season applies strictly.
Refunds will be processed within a maximum of 30 days from the Supplier’s authorization. Refunds will be issued using the same original payment method, unless expressly agreed otherwise.
7.4. No-Show
Failure by the client to appear for any of the contracted services will result in:
Loss of 100% of the amount paid.
No refund.
No rescheduling.
This applies to tours, transfers, activities, tickets, hotels, and any other service provided by EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC. Rescheduling or modifications are not permitted for confirmed services without additional charges.
7.5. Special condition for high-demand special event packages (for example, Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix):
The confirmation deposit equivalent to 40% of the total package value is final and NON-REFUNDABLE under any circumstances, including, among others: voluntary cancellation, personal issues, illness, visa denial, immigration issues, job changes, economic reasons, inability to travel, or force majeure affecting only the passenger. This is because such deposit is used immediately by EMI EXPERIENCE to secure limited-availability, non-refundable services from Providers (official tickets, hotel reservations, special rates, local operators, transfers, and included activities).
Regarding the remaining 60%, in the event of cancellation, the policies of hotels, airlines, operators, and other Providers involved will apply; if such Providers do not authorize a refund, EMI EXPERIENCE will likewise be unable to refund those amounts.
Official tickets for this type of event are issued under the official organizer’s policies, are non-refundable, and do not allow for date or event changes; EMI EXPERIENCE acts solely as an authorized intermediary between the Client and the official ticket provider.
Any modification request by the Client regarding a package of this type will be subject to availability and to the policies of hotels, airlines, organizers, and tour operators; costs arising from such modifications will be borne by the Client.
8. SPORTING EVENTS
For products related to:
Athletic events.
Mass events.
The client acknowledges that:
Participation is at their own risk.
They must comply with the organizer’s medical requirements.
Registration is subject to the official event rules.
EMI EXPERIENCE is not responsible for:
Changes in the route.
Cancellations by the organizer.
For packages related to large-scale events such as the Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix, EMI EXPERIENCE will likewise not be responsible for cancellations, modifications, or alterations caused by the official organizer (Yas Marina Circuit, FIA, Formula One Management), nor for changes in schedules, access, activities, timeline, or the official event program, decisions which are the exclusive responsibility of the organizer. In such cases, EMI EXPERIENCE will pass on to the Client the solutions offered by each Provider.
9. MEDICAL CONDITIONS
The client declares that they are in adequate physical condition to participate in the contracted activities.
It is the client’s sole responsibility to inform EMI EXPERIENCE in advance about:
Chronic illnesses.
Medical restrictions.
Special conditions.
EMI EXPERIENCE may refuse participation in activities that pose risks to the traveler’s safety.
10. CANCELLATION PROCEDURE
10.1. Any cancellation request must be submitted in writing to: info@emiexperiencedubai.com
10.2. The cancellation will not be considered effective until EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC confirms it by email.
10.3. EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC is not responsible for cancellations not received or not confirmed.
11. RESPONSIBILITY OF EMI EXPERIENCE, MODIFICATIONS, AND FORCE MAJEURE
11.1. EMI EXPERIENCE Travel & Tourism LLC acts as organizer and intermediary between the Client and the various tourism service providers. Itineraries and services are subject to change, and EMI EXPERIENCE will not be responsible for acts attributable to third parties or causes beyond its control, including, among others:
Weather conditions.
Operational closures.
Unscheduled events.
Government authorities.
Flight delays or cancellations.
Lost or delayed luggage.
Immigration issues.
International conflicts.
Acts of terrorism.
Pandemics or epidemics.
Natural disasters.
Border closures.
National or international emergencies.
Decisions by airlines, hotels, or event organizers (including, for events such as the Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi Grand Prix, the Yas Marina Circuit, the FIA, and Formula One Management).
11.2. In the event of a modification, an alternative of similar value will be offered where possible.
11.3. In the event of force majeure or fortuitous event, including but not limited to natural disasters, armed conflicts, epidemics or pandemics, government restrictions, border closures, strikes, death, or official requirements, EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC is exempt from liability for refunds, with the policies established by each Provider applying instead.
12. HOTEL ACCOMMODATION / CHECK-IN & CHECK-OUT
12.1. Check-in and check-out policies, extra charges, visa stamps, deposits, or additional guarantees are determined exclusively by the hotels, and the client is solely responsible for assuming any additional costs incurred.
12.2. EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC is not responsible for:
Requests rejected by the hotel
Room changes
Extra charges by the hotel, taxes, or any other additional charges that may apply.
12.3. In the event of unavailability of the selected accommodation, or for operational reasons, overbooking, maintenance, Provider decisions, or other circumstances beyond EMI EXPERIENCE’s control, the accommodation may be substituted with another hotel of equal or superior category, seeking to maintain similar standards of location, quality, and services. This change will not give rise to any financial compensation.
12.4. As a general reference, standard hotel hours are: Check-in from 3:00 p.m. and Check-out until 12:00 p.m., without prejudice to each establishment’s own policies.
13. LUGGAGE
13.1. Each Client must comply with the baggage policies established by the contracted airline.
13.2. Costs arising from excess baggage will be borne directly by the Client.
14. TRAVEL INSURANCE
14.1. EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC is not responsible for:
Accidents
Illnesses
Injuries
Lost luggage
Flight cancellations
Personal injury
14.2. It is strongly recommended to purchase international travel insurance, with minimum coverage for medical assistance, hospitalization, accidents, repatriation, lost luggage, and trip cancellation (when applicable). Unless expressly stated in the commercial proposal, travel insurance is NOT included in the value of the contracted services or packages. The decision to travel without insurance is the Client’s sole responsibility.
15. TRAVEL DOCUMENTATION
15.1. The Client assumes full responsibility for carrying:
Valid passport
Visa, if applicable
Identification required by Providers
Sanitary requirements and special permits required by the destination country, when applicable.
15.2. No refunds will be granted, nor will modifications or cancellations be accepted due to:
Lack of visa
Expired documents
Immigration restrictions
Inadmission by immigration authorities.
16. USE OF THE WEBSITE AND PERSONAL DATA PROTECTION
16.1. All content on www.emiexperiencedubai.com (text, images, logos, rates, descriptions) is the property of EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC and may not be used for commercial purposes without authorization.
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17. USE OF IMAGES
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18. LEGAL COMPLIANCE AND SANCTIONS
18.1. EMI EXPERIENCE TRAVEL AND TOURISM LLC does not provide services to individuals or entities subject to sanctions established by:
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19. DISPUTES AND APPLICABLE LAW
19.1. All services are governed by the laws of:
United Arab Emirates
Federal Civil Code (Federal Law No. 5 of 1985)
Federal Criminal Code
Current legislation applicable to tourism
19.2. Any dispute will be subject to the exclusive jurisdiction of the Courts of Dubai, unless otherwise provided by law.
20. CLIENT CONDUCT POLICY
20.1. In order to guarantee a safe and organized experience for all travelers, the Client agrees to:
Respect the laws of the United Arab Emirates.
Comply with the rules established by hotels, airlines, tour operators, and event organizers.
Maintain respectful behavior toward other passengers, guides, drivers, and service staff.
Refrain from engaging in illegal activities or activities prohibited by local legislation.
Not endanger the safety, well-being, or peace of the group.